How to Answer the Phone Properly

How You Answer the Phone Says a Great Deal About Your Business

By Susan Ward, About.com Guide

Phone answering skills are critical for businesses. The telephone is still most business's primary point of contact with customers. And the way you answer your company's phone will form your customer's first impression of your business. These phone answering tips will ensure that callers know they're dealing with a winning business:

1) Answer all incoming phone calls before the third ring.

2) When you answer the phone, be warm and enthusiastic. Your voice at the end of the telephone line is sometimes the only impression of your company a caller will get.

3) When answering the phone, welcome callers courteously and identify yourself and your organization. Say, for instance, "Good morning. Cypress Technologies. Susan speaking. How may I help you?" No one should ever have to ask if they've reached such and such a business.

4) Enunciate clearly, keep your voice volume moderate, and speak slowly and clearly when answering the phone, so your caller can understand you easily.

5) Control your language when answering the phone. Don't use slang or jargon. Instead of saying, "OK", or "No problem", for instance, say "Certainly", "Very well", or "All right". If you're a person who uses fillers when you speak, such as "uh huh", "um", or phrases such as "like" or "you know", train yourself carefully not to use these when you speak on the phone.

6) Train your voice and vocabulary to be positive when phone answering, even on a "down" day. For example, rather than saying, "I don't know", say, "Let me find out about that for you."

7) Take telephone messages completely and accurately. If there's something you don't understand or can't spell, such as a person's surname, ask the caller to repeat it or spell it for you. Then make sure the message gets to the intended recipient.

8) Answer all your calls within one business day. I can't emphasize this one enough. Remember the early bird? The early caller can get the contract, the sale, the problem solved... and reinforce the favorable impression of your business that you want to circulate.

9) Always ask the caller if it's all right to put her on hold when answering the phone, and don't leave people on hold. Provide callers on hold with progress reports every 30 to 45 seconds. Offer them choices if possible, such as "That line is still busy. Will you continue to hold or should I have ________ call you back?"

10) Don't use a speaker phone unless absolutely necessary. Speaker phones give the caller the impression that you're not fully concentrating on his call, and make him think that his call isn't private. The only time to use a speaker phone is when you need more than one person to be in on the conversation at your end.

11) If you use an answering machine to answer calls when you can't, make sure that you have a professional message recorded, that does the same thing as tip # 3, and gives callers any other pertinent information before it records their messages. Update your answering machine message as needed. For instance, if your business is going to be closed for a holiday, update your recorded answering machine message to say so and to say when your business will reopen.

12) Train everyone else who answers the phone to answer the same way, including other family members if you're running a home-based business. Check on how your business's phone is being answered by calling in and seeing if the phone is being answered in a professional manner. If they don't pass the test, go over this telephone answering tips list with them to make sure that everyone at your business knows how to answer the phone properly.

Source: http://sbinfocanada.about.com/cs/management/qt/telephonetips.htm

O misterioso pronome "It"

It é um mistério. De todos os pronomes em inglês, o " it " é o que é sempre esquecido. Pudera...afinal, em português não usamos esse tal de " it " para quase nada. De acordo com a gramática oficial, usamos o pronome pessoal "it" para nos referir a objetos, lugares e animais. Além do uso, quando o sujeito é indefinido. Porém, a confusão para os alunos brasileiros é sempre grande. Veja esses exemplos abaixo:

Está quente

Foi legal

Será muito bom

Ou

Chove bastante

Depende de você

Leva uma hora para chegar em casa

Não vai durar para sempre

Não usamos pronome algum nessas sentenças, mas em inglês:

IT is hot

IT was cool

IT will be very good

IT rains a lot

IT depends on you

IT tales an hour to get home

It won't last forever.

Sem contar os complementos como no seguinte diálogo:

- Você gosta dessa canção?

- Não, não gosto! Na verdade, odeio.

Em inglês, ficaria:

- Do you like this song?

- No, I don't. Actually, I hate IT.

Segue explicação abaixo do professor Denilson do site " Inglês na Ponta da Língua"

" A situação é a seguinte: em português não é extremamente necessário usarmos um pronome nesse caso. Portanto, nós sempre diremos “eu adoro”. Já em inglês, você deve sempre usar o “it” para que a sentença fique gramaticalmente correta. Esse “it” no final dessa sentença, nesse diálogo em específico, refere-se ao “to study English” da pergunta.

É como se a pessoa estivesse dizendo: “Yes, I do. Actually, I love to study English”. No entanto, como não é preciso ficar repetindo tudo, dizemos apenas “I love it”. "

O interessante é que por mais que o " it" seja quase ignorado ou reduzido ao uso de coisas e animais, sem " it ", o seu inglês não vai a lugar algum. Especialmente se você precisar fazer perguntas como essas:

- Quanto tempo leva para chegar no aeroporto?

- Chove muito por lá?

- foi difícil chegar na festa?

Então. Você consegue fazer essa perguntas sem usar o " it "?

Source: http://www.inglesnapontadalingua.com.br/2012/04/it-pronome-objeto-em-sentencas.html

Chunks of Language

By Denison de Lima

Chunks of Language tem sido um assunto que ganhou notoriedade no ensino de língua inglesa no Brasil. No começo, tratava-se de algo misterioso e praticamente impossível de ser tratado em sala de aula. No Brasil, o assunto ainda é relativamente novo. Há sim um grande interesse por parte de professores em saber o que são os tais chunks of language e como ensiná-los. No blog Inglês na Ponta da Língua, já escrevi muito sobre o assunto. Porém, lá o foco sempre foi aprendizes de inglês. No entanto, aqui posso tratá-los com uma linguagem voltada especificamente para professores.

Antes de explicar o que são, quero informar a todos que tecnicamente falando os chunks of language são conhecidos como formulaic sequences ou formulaic language. Há ainda outros nomes: lexical chunks, lexical units, lexica items, chunks, multi-word units, ready-mades, prefabricated language, holophrases, entre outros. Independente do nome usado, saiba que todos se referem a uma coisa só.

Alison Wray, linguista inglesa e especialista no assunto, afirma que formulaic language é um “termo usado por muitos pesquisadores para se referir às grandes unidades de processamento – ou seja, unidades lexicais que são formadas por duas palavras ou mais” (Formulaic Language: Pushing the Boundaries, p. 3). Essa é a mesma definição dada por Scott Thornbury no livro An A-Z of ELT, página 85: “formulaic language refere-se àquelas sequências de duas ou mais palavras que operam como uma se fosse uma coisa só, uma unidade”.

Essas unidades – formulaic language – não são formadas e nem mesmo processadas palavra por palavra. Elas são armazenadas e puxadas da memória como se fossem um conjunto. Para facilitar a compreensão, seguem abaixo alguns exemplos de formulaic language bastante comuns na língua portuguesa:

“Por falar nisso…”; “Sinto muito!”; “Me desculpa!”; “Não foi essa a intenção”; “Foi sem querer!”; “Me dei mal!”; “Ai meu deus!”

“Bom dia!”; “Boa tarde!”; “Boa noite!”; “Tenha um bom dia!”; “Como vai?”; “Tudo bem?”; “E aí?”; “Tudo joia?”;

“Até amanhã!”; “Te vejo na (segunda)!”; “A gente se vê!”; Até mais (tarde)!”; “Até qualquer hora!”;

“Você quer…?”; “Que tal…?”; “Quer um pouquinho de…?”; “O lance é o seguinte…”

“Onde você quer chegar com isso?”; “O que você quer dizer com isso?”; “Para encurtar a conversar…”; “Essa é uma longa história…”; “Você não sabe da missa a metade…”; “Ajoelhou, agora tem de rezar…”;

“redondamente enganado”; “dar uma festa”; “tomar vergonha na cara”; “arrumar a mesa”; “lavar as mãos”; “escovar os dentes”; “distorcer a verdade”

“Agué mole em pedra dura…”; “A cavalo dado não se olha os dentes”; “passar dessa para melhor”; “chutar o pau da barraca”

Todas as expressões (sentenças) listadas acima são excelentes exemplos de chunks of language (formulaic language) em português. Nós aprendemos cada uma delas da forma como são. Ou seja, aprendemos a dizê-las e interpretá-las como se fossem um conjunto e não palavra por palavra. Ao batermos papo com alguém ou mesmo ao escrevermos um email, por exemplo, esses conjuntos saem da cabeça como se fossem uma única coisa. Nós não as formamos palavra por palavra.

Em inglês, os exemplos de formulaic language são inúmeros também. Aliás, no ensino de inglês somos expostos a formulaic language desde o primeiro momento que começamos a aprender a língua inglesa:

“How old are you?”; “Where are you from?”; “What’s your name?”; “How are you?”

“I’m sorry!”; “Excuse me!”; “I beg your pardon!”; “Thank you!”; “You’re welcome!”; “Never mind!”; “No problem!”

“The thing is…”; “Would you like…”; “What’s … like?”; “What does … look like?”; “By the way”; “So to speak”

“What’s up?”; “What’ve you been up to?”; “What’ve you been doing lately?”; “Where’ve you been?”

“Get up early”; “Get up late”; “flag down a taxi”; “run out of (money, gas, sugar, coffee, etc.)”;

“Very much mistaken”; “set the table”; “throw a party”; “brush your teeth”; “send an email”; “stretch the truth”

“Water dripping day by day…”; “Kick the bucket”; “Go by the book”;

Como você pode ver a ideia representada pelo chunks of language (formulaic language) não é nada complicada. Observe que qualquer conjunto de duas palavras ou mais que possui um significado próprio e só pode ser interpretado em conjunto é um chunk of language.

Em termos de ensino de vocabulário (ensino lexical), você pode dizer que de um lado temos as palavras isoladas e de outro os chunks of language. Ou seja, podemos ensinar as palavras isoladas (casa, carro, vermelho, por, falar, nisso, como, você, está, o, que, você, acha, disso, etc.); como podemos ensinar também os chunks of language do modo como eles são usados em inglês.

De modo simples e prático, essa é a explicação para o que são os tais chunks of language. Espero ter esclarecido o assunto. Caso você tenha algum comentário ou dúvida deixe um comentário. Em um post futuro, falarei sobre os tipos de chunks (a classificação que fazemos) e também como eles podem mudar o modo como você ensina inglês (a aplicação deles no ensino de inglês). For now, that’s all! Take care!

http://www.denilsodelima.com/por-que-ensinar-chunks-of-language/